Entender como numerar las facturas de forma correcta hará tu vida mucho más fácil, ya que realizar un seguimiento de todas tus facturas será pan comido. Sin importar cuán pequeño o grande sea tu negocio, tener este conocimiento es vital. Además, si tienes una auditoría fiscal, la facturación adecuada hará que todo esto deje de ser una pesadilla.
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Tabla de contenidos
¿Qué es un número de factura?
Comencemos entendiendo de que estamos hablando. Un número de factura es un número único que debe asignarse a cada documento con el fin de identificarlo. Este número es uno de los elementos más importantes que aparecen en la factura, ya que te permite nombrar transacciones.
Este código puede contener solo números o letras y números. También puede incluirla la fecha de emisión o un nombre identificativo.
Recomendaciones para numerar de forma correcta las facturas
Debes lograr que cada número de factura sea único. Puede comenzar desde cualquier número que desees y asignar números secuenciales. También es recomendable asignar números de factura de forma cronológica. La estructura correcta puedes ser como los siguientes ejemplos:
- Usar solo números: 001, 002, 003…
- Incluir las iniciales del nombre del cliente: CN001, CN002…
- Agregar el nombre o número del proyecto: PN-CN-001, PN-CN-002…
Muchos negocios prefieren utilizar un software de facturación para usar un sistema de numeración secuencial eficiente.
¿Con qué número debo comenzar a facturar?
Puedes estructurar tu número de factura de la forma que desees, comenzando desde el número 1 o el 100. Pero a pesar de las libertades que tienes, es bueno seguir algunas reglas, que además te permitirán mejorar las prácticas erróneas que impiden mantener los números de factura en orden.
Para generar tus facturas correctamente entérate cual es el mejor modelo facturas honorario inmobiliaria, ¿qué debo incluir?
¿Cómo numerar las facturas?
Lo mejor que puedes hacer es numerar las facturas secuencialmente, al menos para el mismo año fiscal. Entonces, la primera factura que emitas para cualquier cliente será la factura “1”.
Luego, la segunda factura, sin importar si es el mismo cliente o no, recibirá el número “2”. De esa manera, nunca tendrás facturas con números duplicados.
Usar números secuenciales puede facilitar tu vida. Pero, si realmente lo desea y le conviene a tu negocio, puedes optar por un sistema de numeración relacionado con tus proyectos. Con un sistema de este tipo, debes utilizar una secuencia de facturación separada para cada proyecto en el que estás trabajando.
Con este método la primera factura del proyecto A recibirá el número “1” y los números irán en aumento secuencialmente hasta el final del proyecto. Toma en cuenta que la primera factura para el proyecto B también se numera como “1”, y los números para este nuevo proyecto también aumentan secuencialmente.
¿Qué hacer para no fallar en una auditoría fiscal?
El incumplimiento de las regulaciones de facturación aumenta los riesgos de recibir multas que pueden perjudicar tu negocio. Para evitar este problema muchas empresas optan por evocar sus mayores esfuerzos al hacer una facturación correcta.
Al momento de hacer una auditoria, las facturas numeradas incorrectamente pueden parecer sospechosas. Además, si tienes varias facturas con números duplicados, el margen de error aumenta considerablemente.
Esto significa que es mucho más probable que cometas un error en tus cálculos de impuestos, pensando que has tenido en cuenta una determinada factura cuando en realidad no lo has hecho. Por esta a razón debes hacer la numeración secuencial de facturas de forma correcta, si lo haces no tendrás ningún inconveniente a la hora de pasa por una auditoria.
Si aun no conoces con exactitud cuál es la nueva normativa en 2021 para el IVA internacional, será mejor que revises los detalles al respecto para que no te encuentre desprevenido.
