Una factura es un documento emitido por el vendedor que muestra las condiciones generales de la transacción y el cálculo del monto a pagar por el comprador. Representa un intercambio entre dos partes, que sirve como prueba de los derechos del comprador y las obligaciones del vendedor. Sin embargo, no prueba que se haya realizado un pago al emisor de la factura.
En el sistema de facturación intervienen tres elementos distintos: el vendedor, el comprador y el organismo que controla el sistema fiscal. En la gestión empresarial, el control detallado de las facturas emitidas a sus clientes es fundamental. Este concepto también se refiere al beneficio obtenido de sus ventas, ya sean productos o servicios. Desde la perspectiva del comprador, este documento sirve para justificar la compra de un bien. Para que la factura tenga un uso práctico eficaz, es necesario tener un original para el comprador y un duplicado para el vendedor (y posiblemente un triplicado a efectos de consulta).
La factura contiene los elementos necesarios mediante los cuales el emprendedor / empresa cumple con los requisitos legales:
- Fecha de emisión;
- Número de factura (que siempre debe ser secuencial);
- Nombre o denominación del vendedor;
- TIN del vendedor;
- Nombre o razón social del comprador;
- TIN del comprador;
- Designación y cantidad de bienes / servicios;
- Valor de la prestación de servicios / venta de bienes;
- Tarifas aplicables;
- Importe del IVA pagado (o motivo que justifique la no aplicación del impuesto, en su caso);
- Fecha a partir de la cual el comprador puede disfrutar de los bienes / servicios, si esa fecha no coincide con la fecha de emisión.
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¿Qué es un recibo?
El recibo es un documento en el que el comprador declara que ha recibido de otros lo que se especifica en el mismo, y solo debe emitirse cuando efectivamente recibe dinero de sus clientes. Tiene validez fiscal y debe ser validado de dos formas: el original para el cliente y el duplicado para ti (para gestionar tu facturación ). Prueba que el cliente ha pagado todos los productos o servicios adquiridos.
El recibo contiene un conjunto de datos, con el fin de cumplir con los requisitos legales:
- Fecha de Transacción;
- Datos del vendedor: nombre, dirección e identificación fiscal;
- Datos del comprador: nombre, dirección e identificación fiscal (opcional);
- Descripción de productos y / o servicios facturados: cantidades, precio sin impuestos, tasas de IVA y monto total.
¿Qué es una factura recibida?
La factura-recibo es un documento final, entregado después de la transacción financiera, que acredita el pago del producto o servicio. Este tipo de documento evita la emisión de dos documentos separados: la factura y, una vez realizado el pago, el recibo.
De acuerdo con las normas de la Autoridad Tributaria (AT), si la prestación de los servicios no coincide con el pago, debe emitir una factura y solo después del pago debe emitir un recibo.
Entonces, ¿cuáles son las diferencias entre factura, recibo y factura-recibo?
Una factura y un recibo-factura son bastante diferentes, principalmente por la forma de pago. El primero es un documento que idealmente se emite al comprar un bien / servicio sujeto a IVA, incluso si el comprador no lo solicita. Es necesario emitir un recibo a posteriori, como comprobante de pago. El segundo es un documento que une factura y recibo, y su emisión se produce solo cuando la factura y la fecha de pago coinciden, es decir, cuando hay un pronto pago. Sin embargo, puede que no sea obligatorio emitir un recibo, asumiendo que existe una forma alternativa de acreditar el pago. Hoy en día, los pagos por Transferencia Bancaria (TB), Cajero Automático (MB) o cheque activan inmediatamente el documento respectivo que acredita el pago. Sin embargo, no se aplica lo mismo a los pagos en efectivo, que requieren el recibo de un recibo.
¡No se olvide!
La emisión de factura es obligatoria para todas las transferencias de bienes y servicios, independientemente del comprador e incluso si el comprador no lo solicita, sea cual sea el sector de actividad de que se trate. Se puede realizar manualmente en formularios impresos de impresoras autorizadas o en documentos procesados por computadora, siempre que se cumplan los criterios para la emisión de facturas a través de software certificado (o para la dispensación respectiva).
Conforme a la legislación vigente, cuando se trate de cesiones de bienes o servicios a particulares de menos de 1.000 euros, quedan exentos el nombre y la dirección que figuran en la factura, salvo que el comprador lo solicite. El TIN también debe colocarse en las facturas a pedido.
