Una factura digital suele ser un archivo PDF o Word que a veces es una factura en papel escaneada. Una factura digital es fácil de entender para un humano.
Una factura electrónica (o factura electrónica) es un archivo de datos que se transfiere entre ordenadores y no es fácil de entender para los seres humanos. Los formatos de archivo más comunes son XML y EDI. Una factura electrónica contiene datos estructurados, por lo que es más fácil para un ordenador comprender y reservar automáticamente.
Tabla de contenidos
Diferencia entre factura electrónica y factura digital
Las fuentes datadas en Internet crean mucha confusión en torno al significado correcto y moderno de los diferentes tipos de facturas, a pesar de ser fundamentalmente diferentes.
Las siguientes afirmaciones son ciertas:
- Una factura electrónica (e-invoice) contiene datos del proveedor en un formato estructurado que el sistema financiero del comprador puede reconocer automáticamente, sin requerir la introducción manual de datos por parte del administrador.
- Una factura digital es una factura que puede ser visualizada y procesada digitalmente.
- Una factura electrónica es siempre un formato de archivo digital, igual que un archivo PDF o Word.
- Una factura digital no es necesariamente una factura electrónica.
¿Confundido? Creo que sí. Profundicemos un poco más en los detalles.
¿Qué es una factura electrónica (e-factura)?
Una factura electrónica es un archivo digital construido sistemáticamente con los datos en una ubicación fija y con un significado específico. Existen muchos formatos diferentes para la facturación electrónica y en la actualidad falta un estándar global. Los formatos más comunes son EDI y UBL.
El EDI ha sido un estándar popular durante mucho tiempo, pero caro para las PYME. Una creciente lista de gobiernos de todo el mundo ha seleccionado UBL 2.0 como su formato preferido. n Europea (CE) está trabajando en su sucesor; UBL 2.1. La Comisio Este se convertirá en el formato estándar para las empresas que tratan directamente con la CE.
Las siguientes directrices se aplican a las facturas electrónicas:
- Datos estructurados de facturas emitidos en formato EDI (Electronic Data Interchange) o XML.
- Datos de facturación estructurados emitidos mediante formularios web estándar basados en Internet.
¿Qué es una factura digital?
Una factura digital es una factura que puede ser visualizada y procesada digitalmente. La factura digital es fácil de archivar y conectar con el software de contabilidad. Con el reconocimiento óptico (OCR), las facturas digitales se registran en sistemas semiautomáticos. Esto contribuye a reducir la presión de trabajo.
Solución en línea accesible financieramente que contribuye al creciente éxito de las facturas digitales en favor de la factura en papel.
Qué es una factura digital, pero no una factura electrónica:
- Datos de facturas no estructurados emitidos en formato PDF o Word.
- Facturas escaneadas en papel.
La finalidad de la facturación moderna
La facturación electrónica no es, en última instancia, un fin en sí misma, sino un medio para alcanzar un objetivo. La parte remitente tiene la seguridad de que la factura llegará a la persona adecuada más rápido y a menor costo. El objetivo final de un destinatario es reservar una factura de compra con el menor número posible de acciones humanas. El medio que utiliza una factura para viajar entre organizaciones y la forma en que se procesa no importa si ocurre rápidamente y sin errores.
Los beneficios de una factura electrónica son insignificantes o inexistentes para el destinatario sin un sistema inteligente que automatice el procesamiento de facturas. Es entonces cuando los beneficios reales de la facturación electrónica se hacen evidentes.
Los beneficios de la facturación electrónica incluyen:
- Tranquilo. El procesamiento es digital y automático;
- Velocidad. No más flujo de papel;
- Precisión. Errores humanos minimizados;
- Más barato. No hay gastos de impresión ni de envío.
