Esta plantilla de estado de cuenta se puede utilizar para el seguimiento de facturas, la gestión sencilla de cuentas de clientes y la facturación general. Aunque no está tan repleto de funciones como otros programas de facturación para pequeñas empresas, es posible que sea todo lo que necesite. Tiene una columna para registrar el número de factura, una columna para registrar los pagos recibidos del cliente, más una columna de importe genérico que puede utilizarse para todos los demás cargos, créditos, deudas, tasas, etc.
Este tipo de estado de cuenta es útil cuando recibe pagos regulares de un cliente, como un inquilino en una de sus propiedades de alquiler. Es muy similar a nuestra plantilla de factura gratuita, pero a diferencia de una factura, un extracto de factura también puede utilizarse como un libro de deudores para un cliente específico, ya que muestra las transacciones individuales y el saldo actual. Consulte a continuación para obtener más información sobre el uso de esta plantilla para el seguimiento de facturas.
Descripción
Esta hoja de cálculo de estados de cuenta puede ser una alternativa simple a otros programas de facturación para pequeñas empresas. Puede realizar un seguimiento del saldo de una cuenta de cliente, realizar un seguimiento de facturas y pagos, y enviar por correo el estado de cuenta a un cliente para indicar un saldo pendiente.
Uso del extracto de cuenta
Este estado de cuenta no está automatizado como cualquier otro software de facturación, pero tampoco requiere que usted sea un experto en Excel.
Es posible que desee o no utilizar un número de extracto. La fecha del estado de cuenta puede ser adecuada. Si no necesita el número de estado de cuenta, simplemente retírelo o corte y pegue el número de identificación de cliente encima de él.
El Saldo Actual se calcula como la Suma de todos los Importes MENOS la Suma de todos los Pagos. Téngalo en cuenta cuando empiece a introducir valores. Recuerda: La columna Pagos es para registrar los pagos recibidos de su cliente y los importes son para los cargos, honorarios y facturas facturadas al cliente. Puede introducir valores negativos en la columna Importe si lo necesita (para reembolsos, créditos que no son pagos, etc.).
Cuando agregue filas adicionales a la sección Actividad de la cuenta, asegúrese de insertar la fila por encima de la línea gris ‘saldo actual’, para que la fórmula de saldo se actualice correctamente.
Envío de una factura a un cliente
No debería enviar la hoja de cálculo de Excel a su cliente. Si desea trabajar sin papel, debe imprimir en un archivo PDF. No asuma que su cliente utiliza la misma versión de Excel que usted, o que puede abrir una hoja de cálculo. Sin embargo, un archivo PDF es una apuesta bastante segura.
Si imprime copias impresas, debe imprimir y enviar dos copias, para que su cliente pueda conservar una y adjuntar la copia con su cheque. Su cliente apreciará mucho si usted incluye un sobre de devolución con su dirección preimpresa en el sobre.
Seguimiento de facturas
Una de las características críticas del software de cuentas por cobrar, el software de seguimiento de facturas y el software de facturación es la capacidad de aplicar el pago de un cliente a una factura específica o a varias facturas. La columna FACTURA está destinada a este fin. Si un pago se aplica a dos o más facturas, simplemente inserte líneas adicionales y divida el pago entre las diferentes facturas. Tendrá que asegurarse de que las sumas totales de pago son correctas, pero no es muy difícil de hacer con una calculadora. Para vincular los pagos fraccionados, registre en la columna TIPO el número de cheque con el que el cliente pagó (por ejemplo, «C#2043») o incluya el número de cheque en la descripción.
A diferencia de muchas otras plantillas de estados de cuenta que puede encontrar en Microsoft.com, ésta fue diseñada para que la parte superior del estado de cuenta se pueda utilizar como formulario de envío, lo que permite que la sección de actividad de la cuenta se extienda más allá de una sola página. La sección de remesas le dice al cliente a dónde enviar su cheque y le recuerda que debe adjuntar una copia del estado de cuenta y registrar su identificación de cliente en su cheque.
Seguimiento de pedidos de compra: También puede utilizar este extracto de factura para realizar el seguimiento de pedidos. Sólo tiene que duplicar la columna C (la que tiene la columna «Factura») y etiquetar la nueva columna «PO#».
