Una factura, a veces llamada factura de venta, es un documento enviado por un proveedor de un producto o servicio al comprador. La factura establece una obligación de pago por parte del comprador, creando una cuenta por cobrar. En otras palabras, la factura es una verificación escrita del acuerdo entre el comprador y el vendedor de los bienes o servicios.
Tabla de contenidos
¿Qué incluye una factura?
Las secciones habituales de una factura incluyen:
- La fecha en que se creó la factura. No olvides esto. La fecha de la factura comienza a contar el tiempo del cliente. Si usted tiene términos (un límite de tiempo para el pago), usted quiere incluir la fecha para que todos sepan cuándo se vence el pago.
- Nombres y direcciones de clientes y proveedores. Si está creando la factura en un programa de contabilidad, es posible que sólo necesite la dirección de correo electrónico del cliente, pero sigue siendo una buena idea recopilar e incluir la dirección física, en caso de que necesite enviar una carta o documento real.
- Nombres de contacto de los individuos en los dos negocios (o negocio e individuo). Es una buena regla de relaciones con el cliente para asegurarse de que escriba los nombres correctamente.
Descripción de los artículos comprados, ya sean productos o servicios, incluyendo precios y cantidades. A menudo tendrá descripciones de artículos estándar y números de inventario. Pero sea lo más específico y detallado posible cuando cree la factura. Esto evita confusiones y problemas de «no sabía». - Condiciones de pago. Por ejemplo, el proveedor podría especificar «30 días netos», lo que significa que la cantidad total debe pagarse en un plazo de 30 días.
Cómo facturar a un cliente
Es posible que esté utilizando un software de contabilidad empresarial en línea, o que esté utilizando una factura preimpresa que deberá completar. El proceso funciona de la misma manera para ambos procesos de facturación.
Usted preparará una factura sólo después de haber enviado o entregado el producto o servicio al cliente.
- Empiece por identificar al cliente. En algunos casos, es posible que también desee identificar un subcliente o un trabajo dentro del archivo de ese cliente.
- Incluya los números de documentos anteriores relacionados con esta venta, incluyendo cualquier orden de compra o acuerdo de venta o estimación.
- Identificar los artículos vendidos y entregados. Generalmente, usted incluiría el nombre del producto o servicio, la cantidad (o tiempo, para los servicios) y la tarifa (por artículo o por hora). Si está utilizando software en línea, se calcula el total de cada elemento. Este es el lugar donde podría necesitar clasificar un artículo como «pedido pendiente».
- Cada elemento obtiene su propia línea y se añade el total de todas las líneas.
- A continuación, incluirá información sobre los depósitos ya realizados por el cliente o los descuentos aplicados a esta factura.
- Es posible que desee ofrecer a los clientes diferentes métodos de pago, posiblemente con un descuento por pagar en efectivo.
- Incluya las condiciones de envío de los productos enviados. Hay dos tipos: Puesto de expedición FOB o destino FOB. (FOB significa «free on board.») Si los términos son FOB, el remitente (que es el vendedor) paga el envío. Si los términos son de destino FOB, el comprador paga el envío. También es una buena idea anotar si el cliente recoge el artículo o artículos, en caso de que haya alguna pregunta sobre el artículo que se está recibiendo.
- Incluya las condiciones de venta. Es decir, ¿cuándo quiere que el comprador pague y le dará algún descuento por pago anticipado? Los términos se expresan así 2/10 Neto/30. Eso significa que usted dará un descuento del 2% si el pago se recibe dentro de los 10 días, y el saldo total se vence en 30 días.
Las facturas pueden ser enviadas por correo, correo electrónico o fax a un cliente.
Cuando un cliente paga, el número de la factura se debe anotar en el recibo de venta y debe coincidir con el recibo de venta en su programa de contabilidad, para que quede claro que la factura ha sido pagada. El pago toma el importe pendiente de su cuenta de deudores.
Facturas vs. Pedidos
Las facturas a veces se confunden con los pedidos. Los pedidos de compras (PO) son anteriores a la operación y las facturas posteriores a la misma. Los pedidos de compras registran un pedido de un cliente a un proveedor o suministrador. Una factura, por otra parte, registra la recepción del producto o servicio y, como se ha indicado anteriormente, las condiciones de pago. Muchas empresas utilizan los pedidos como parte de un proceso de autorización. Algunas compañías requieren órdenes de compra de productos o servicios por un monto específico.
Facturas vs. Facturas
La diferencia entre una factura y una factura es el enfoque y el punto de vista. La factura es creada por un proveedor y es una declaración de los servicios o productos producidos y entregados a un cliente, incluyendo la cantidad adeudada. Se puede crear una factura antes o después de recibir el producto o servicio. Es común que se incluya una factura con los productos que se entregan, por lo que el destinatario puede marcar los artículos para asegurarse de que están todos allí.
Una factura es una solicitud de pago. Por lo general, una factura se considera desde el punto de vista del cliente. Es común recibir una factura sin factura, como en un restaurante o tienda minorista. Por lo general, se entrega una factura con la expectativa de un pago inmediato.
