Como bien sabemos una factura se define como el justificante que debe generarse luego de entregar algún tipo de bien o prestar servicios. Si te estas preguntando que es una factura electrónica, pues debes saber que la respuesta es muy sencilla. Se trata de un documento con los mismos efectos legales que una factura en papel, pero que se emite y recibe en formato electrónico. Si quieres saber más detalles al respecto, continua leyendo.
Tabla de contenidos
¿Cuándo se debe emitir una factura electrónica?
La factura electrónica es una alternativa muy eficiente a la tradicional factura impresa en papel y la emisión de esta depende completamente del consentimiento de su destinatario.
Legalmente las facturas electrónicas, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Aquí se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de este tipo de facturación desarrollando las normas que se deben cumplir de forma obligatoria.
En resumen en esta ley habla de la obligación de expedir una factura, los tipos de facturación aceptada, la emisión por terceros, se define el contenido de la factura, los requisitos, las especificidades de la factura electrónica, los plazos a tomar en cuenta y otros detalles como la recapitulativa, duplicados, rectificativas, regímenes especiales, legibilidad, etc.
Por otra parte, si aún no conoces ¿cómo pagar una factura de energía de tu negocio fuera de plazo?, te invitamos a enterarte de los detalles para evitar inconvenientes mayores.
Características de las facturas
Ahora que sabes que es una factura electrónica, debes conocner que toda factura, ya sea impresa o electrónica, debe garantizar tres aspectos importantes: la legibilidad de la factura, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura
En el caso de la factura electrónica
Para emitir facturas electrónicas es necesario utilizar software informáticos que facilitan la legibilidad. Por otra parte la autenticidad y la integridad se deben asegurar por medio de diversas estrategias como las que mencionaremos a continuación:
- Usando una firma electrónica avanzada que se basa en un certificado reconocido.
- Por el intercambio electrónico de datos EDI
- Utilizando medios aprobados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
- Por medio de los controles de gestión utilizados de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
¿Cuáles son los tipos de facturas electrónicas?
Se han validado dos tipos fundamentales de factura electrónica. Una es la factura electrónica con formato estructurado y la otra es con formato no estructurado.
En cualquier caso, los documentos pueden transmitirse usando redes de comunicaciones electrónicas mediadas por Internet. La diferencia entre estos tipos, depende de la facilidad del tratamiento automatizado que ofrece la del tipo estructurado.
Facturas en formato estructurado
Este tipo de facturas contienen datos que pueden generarse automáticamente por medio de sistemas informáticos de facturación. También son tramitadas de forma automatizada usando sistemas digitales de pago y contabilidad.
Facturas en formato no estructurado
Son básicamente una imagen, que requieren de la intervención manual o de un costoso proceso que no es necesariamente automático. Un ejemplo de esto son las facturas escaneadas en formato PDF.
¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?
Son múltiples las ventajas que ofrecen este tipo de facturas, uan vez que conoces que es una factura electrónica, pero ahora te mencionaremos las más relevantes:
- Disminuye los ciclos de tramitación.
- Reduce, casi eliminando por completo los errores humanos.
- Eliminar el valor de la impresión y envío.
- Da lugar al acceso más rápido de las facturas almacenadas.
- Reducir el espacio de almacenamiento.
- Optimiza el servicio al cliente.
- Eliminar el uso de papel, lo cual es positivo para la conservación ambiental.
- Evita el fraude.
Todas estas ventajas son importantes, pero los beneficios económicos del uso de facturas electrónicas con formato estructurado son realmente importantes, por lo tanto merecen ser resaltados. Por otra parte, si aún no sabes cómo gestionar los ingresos por el alquiler de tu vivienda, no pierdas tiempo y dinero, e indaga en el asunto.
