Usted ha establecido su negocio y ha vendido bienes o servicios a clientes y consumidores, lo que significa que necesitan recibir una factura. ¿Pero cómo se escribe una?
Incluso si ha estado dirigiendo su negocio durante un tiempo, es posible que se pregunte si hay más información que necesita incluir en sus facturas.
Por eso hemos elaborado una guía sobre cómo redactar una factura. Desde hacer que parezca profesional hasta la información que necesita agregar, nosotros lo tenemos cubierto.
Tabla de contenidos
Cómo crear una factura: paso a paso
1. Crea tu factura – hazla profesional
El primer paso es juntar su factura. Puede hacerlo usted mismo usando un procesador de textos o Excel, pero también hay muchas plantillas gratuitas personalizables en Internet que también puede usar.
Incluso puede haber plantillas en su procesador de textos, dependiendo del programa que esté utilizando.
Debe utilizar fuentes y estilos profesionales que se ajusten a su marca y, si es posible, añadir su logotipo y colores.
2. Marque claramente su factura
Asegúrese de que sus clientes sepan que es una factura que están recibiendo. Sólo agregando la palabra factura en la parte superior de su documento podría significar que es más probable que se le pague a tiempo, ya que distingue su solicitud de pago de otros documentos que su cliente podría recibir.
También es una pauta en el sitio web gov.uk, que dice que «debe mostrar claramente la palabra’factura’ en el documento».
Una factura también debe tener un número de identificación único. Esto permite un buen mantenimiento de registros, ya que debería tener una referencia de todos los números que ha utilizado para asegurarse de no crear duplicados.
Puede utilizar una secuencia de números que aumente gradualmente. También puede utilizar letras delante de un número, lo que podría indicar un cliente específico.
3. Añadir nombre e información de la empresa
Esto significa tanto la información de su empresa como los detalles de la empresa que está facturando:
- el nombre, la dirección y los datos de contacto de su empresa
- el nombre y la dirección de la empresa de su cliente, incluido el nombre de un contacto para que llegue a la persona adecuada
- la dirección de su domicilio social y el número de registro de la empresa si es una sociedad limitada, junto con el nombre registrado formal
Tenga en cuenta que si usted es una sociedad limitada y elige agregar los nombres de sus directores en la factura, necesita agregar los nombres de todos los directores.
4. Escriba una descripción de los bienes o servicios por los que está cobrando
Estas descripciones no necesitan ser largas, pero deben ser lo suficientemente detalladas para que sus clientes sepan qué es lo que están pagando.
Después de todo, si no tienen idea de por qué se les está cobrando, es más probable que consulten la factura, lo que provoca un retraso en el pago.
Una vez que haya agregado una descripción clara de cada artículo, debe agregar la cantidad de cada uno y el precio.
5. No olvides las fechas
Necesita añadir algunas fechas a su factura. Estos son:
- la fecha en que proporcionó sus bienes o servicios (la fecha de suministro)
- la fecha de creación de la factura
Puede añadir la fecha de suministro a la descripción de sus productos o servicios, y añadir la fecha de facturación en la parte superior junto con su nombre, dirección y datos de contacto.
6. Sume el dinero adeudado
Además de incluir los costos de bienes o servicios individuales, usted debe asegurarse de poner la cantidad total adeudada también.
Además, si ha acordado algún descuento con su cliente, anótelo en la factura y retírelo del coste total.
En su caso, incluya también el importe del IVA.
7. Mencione las condiciones de pago
Debería haber llegado a un acuerdo con el cliente de antemano, pero es una buena idea anotar también las condiciones de pago en la factura.
Por lo tanto, si espera que se le pague en un cierto número de días, recuérdelo al cliente incluyéndolo en la factura.
Y lo que es más importante, anote cómo debe realizar el pago exactamente su cliente. Es probable que desee que el cliente realice el pago directamente a una cuenta bancaria y, en ese caso, asegúrese de añadir algunos datos bancarios.
Emisión de facturas de IVA
Gov.uk dice que usted debe utilizar las facturas de IVA si está registrado a efectos de IVA. Estas facturas necesitan más información que las facturas normales.
Existen diferentes tipos de facturas de IVA que puede emitir: una factura completa, una factura modificada para suministros al por menor de más de 250 libras esterlinas y una factura simplificada para suministros inferiores a 250 libras esterlinas.
La información que debe incluir depende del tipo de factura de IVA que esté emitiendo. Hay una práctica tabla en el sitio web gov.uk que le permite saber qué información debe agregar dependiendo de la factura.
En general, sin embargo, necesitan la misma información que las facturas normales, y además:
- su número de registro de IVA
- el punto de imposición (hora de la entrega) si es diferente de la fecha de facturación
- el tipo de IVA y el IVA total aplicado, si todos los artículos se facturan al mismo tipo
- si cada artículo tiene un tipo de IVA diferente, indíquelo para cada uno de ellos
